Bestellsystem für Lagerbestellungen

Lager mit QR-Codes für die Bestellung mit einscannen

in unserer Firma Hans Dürig AG hatten wir bereits ein System von einem Anbieter von Haustechniksoftware gekauft, um Lagerbestellungen mit Scannen eines Barcodes machen zu können. Allerdings wurde die Weiterentwicklung und Betreuung des Programs eingestellt und es hatte Nachteile, so dass ich beschloss, selbst ein Bestellsystem zu programmieren. Das Programm ist als Web-Applikation aufgebaut, für die Bedienung wird deshalb nur ein Browser auf dem Endgerät und die Verbindung zum Webserver benötigt. Das Programm und die Möglichkeiten sollen im folgenden vorgestellt werden-

Artikeldatenbank

Die Datenbank wird in einer Excel-Liste gepflegt, als csv-Datei exportiert und mit einer Funktion in die Datenbank importiert. Dabei wird vorgängig automatisch ein Backup der Datenbanktabelle gemacht, um bei Bedarf auf den letzten Stand zurückkehren zu können. Wichtige Eigenschaften im System sind die folgenden:

  • jeder Artikel wird herstellerunabhängig erfasst mit einer eigenen (im Prinzip einer beliebigen aber eindeutigen) Artikelnummer
  • zu jedem Artikel können Lieferanten zugeordnet werden, von welchen der Artikel bezogen werden kann. Dabei werden für jeden Lieferanten seine Artikelnummer und die Preise erfasst
  • für jeden Artikel kann definiert werden, von welchem Lieferanten dieser bezogen werden soll
  • diese Datenbank muss selbst aufgebaut werden. Allerdings können dabei die frei verfügbaren Daten der Interessengemeinschaft Haustechnik www.igh.ch verwendet werden. Die Daten können frei heruntergeladen, in Excel importiert und als Grundlage für die Datenbank verwendet werden

Lagerbeschriftung mit QR-Codes oder Strichcodes

Jeder Lagerartikel wird mit einem QR-Code versehen, mit dem dieser eindeutig identifizierbar ist. Dabei können Klebeetiketten ausgedruckt werden mit dem QR-Code, der Artikelbezeichnung, der Dimension und der Artikelnummer. Aus der Datenbank können automatisch alle Artikel in eine pdf-Datei exportiert werden, die so formatiert ist, dass der Ausdruck auf Klebeetiketten einfach möglich ist (Standardgrössen, Avery-Zweckform). Sollen nur einzelne Etiketten gedruckt werden, so kann auch ein einzelner Artikel als pdf-Datei exportiert und auf einem Etikettendrucker auf eine Klebeetikette gedruckt werden.

Beispiel einer Etikette die mit dem Lagersystem erstellt wurde: Lagerbeschriftung mit Etikette mit Code zum Scannen

Der Bestellprozess, Möglichkeiten mit dem Bestellsystem

  • für das Bestellen wird ein handelsübliches Smartphone benutzt: das einscannen erfolgt mit der eingebauten Kamera
  • der zu bestellende Artikel wird mit seinen Eigenschaften angezeigt. Jetzt ist ersichtlich, von welchem Lieferant die Bestellung erfolgen soll, der Preis und wann das letzte Mal und in welcher Anzahl der Artikel bestellt wurde
  • nach Angabe der Bestellmenge wird der Artikel bestellt (in den Warenkorb gelegt)
  • nach Abschluss der Bestellung durch den Mitarbeiter wird die Bestellung abgeschickt
  • Die Bestellung ist jetzt noch nicht zum Lieferanten geschickt worden: in einem zweiten Schritt kann die verantwortliche Person die Bestellung überprüfen, Bestellmengen anpassen oder einzelne Artikel löschen oder hinzufügen
  • Bestellungen zusammenführen: wenn mehrere Bestellungen des gleichen Lieferanten vorliegen, so können diese vor dem Versand zu einer Bestellung zusammengeführt werden. Damit kann das Bestellprozedere optimiert werden, indem z.B. nur 1x wöchentlich eine Bestellung ausgelöst wird.
  • nach der Überprüfung wird die Bestellung zum Lieferanten verschickt

Die Bestellung zum Lieferanten

Mit dem Abschicken der Bestellung wird eine Email generiert, die zum Lieferanten an eine zuvor festgelegte Adresse verschickt wird. Die Email ist dabei wie folgt aufgebaut:

  • im Kopfteil der Email ist das gewünschte Lieferdatum, das Projekt, die Lieferadresse, etc aufgeführt
  • Alle Artikel sind mit Anzahl, der Artikel-Nr des Lieferanten und der Artikelbeschreibung als Text in der Datei aufgeführt
  • Als Anhang wird eine Schnittstellendatei mitgeschickt, die der Hersteller automatisch verarbeiten kann.

Bestellung mit EDV-Schnittstellendatei

Standardmässig wird eine Datei nach dem Standard igh451 generiert und mit der Email mitgeschickt. Wenn der Lieferant diese automatisch verarbeiten kann, so ist es möglich, dass der Bestellprozess ab dem Versand des Emails vollautomatisch abläuft. Die Firma MeierTobler hat diese Funktion im Warenwirtschaftssystem implementiert: nach dem Absenden der Bestellemail taucht kurze Zeit später die getätigte Bestellung im Kundenkonto unter “Aufträge” auf. Andere Firmen können die Bestellung nicht automatisch weiterverarbeiten. Für einen unserer Lieferanten senden wir daher anstelle der igh451-Schnittstellendatei eine Excel-Liste mit den bestellten Artikeln zu: der Lieferant kann dann einfach mit Copy/Paste die Produkte ins SAP-System übernehmen.

Stand 2020 ist der elektronische Datenaustausch leider noch zu wenig verbreitet und nicht etabliert. Es wäre wünschenswert, wenn ein effizienter elektronischer Workflow zwischen Lieferant-Installateur-Ingenieurbüro möglich wäre. Es gibt zwar Schnittstellenstandards wie die erwähnte igh451 Schnittstelle, aber sie ist von verschiedenen Seiten nicht implementiert und kann somit kaum zum Einsatz kommen.

Weitere Verwendung der Daten

Praktisch ist auch, dass mit der selbst erstellten Etikettier- und Bestelllösung auch die Jahresinventur gemacht werden kann: Ende Jahr werden alle Artikel gezählt und mit dem Scanner erfasst und in eine separate Datenbanktabelle abgelegt - die Daten werden dann einfach in Excel exportiert und die Kosten ermittelt - auch diese sind ja in der Datenbank hinterlegt. Wenn die Daten schon in einer zentralen Datenbank vorhanden sind, sollten sie auch überall wo dies notwendig ist, im Unternehmen gebraucht werden können. Übrigens sind die Daten auch verfügbar, um in Arbeitsrapporte aufgenommen zu werden: mit abscannen des QR-Codes im Lager oder durch Übernahme aus einer filterbaren Liste im PC.

Fazit in der Anwendung des Bestellsystems

Das beschriebene System läuft in unserer Firma bereits seit mehreren Jahren sehr gut. Bestellungen können einfach und schnell erfolgen und in einer standardisierten Form zum Lieferanten übermittelt werden. Der Wechsel auf andere Lieferanten haben wir bereits erfolgreich vollzogen: dabei muss in der Datenbank nur die Zuordnung zum Lieferant für die Artikel, welche von einem anderen Lieferant bestellt werden sollen, geändert werden. Die Etiketten im Lager bleiben dabei komplett unverändert.

Die hier vorgestellte Lösung hat klar den Vorteil der kompletten Unabhängigkeit von einem Lieferant. Zwar bieten diverse Lieferanten eigene Etikettierungslösungen mit Strichcodes an, aber man sollte sich die folgenden Fragen ernsthaft stellen:

  • welches Unternehmen bestellt schon alle Artikel immer beim gleichen Lieferanten?
  • Und wer möchte evtl. hunderte von Etiketten neu im Lager anbringen, nur wenn man einen Lieferanten wechselt?
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Markus Dürig
Geschäftsführer/Projektleiter

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